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Viele Arbeitsplätze fordern die berufliche Mobilität des Arbeitnehmers. Für die Mehrzahl der Arbeitnehmer ist private Mobilität unabdingbar.
Eine Verbindung dieser Erfordernisse kann durch die Zurverfügungstellung eines Dienstwagens erfolgen, der auch privat genutzt werden darf. Im Zusammenhang mit einer derartigen Überlassung eines Dienstwagens ergeben sich zahlreiche rechtsbedeutsame Fragestellungen:

1. Grundlage der Überlassung eines Dienstwagens zur Privatnutzung

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung, darf dieser vom Arbeitnehmer grundsätzlich nur zu dienstlichen Zwecken genutzt werden. Zu den Dienstfahrten gehören grundsätzlich nicht die Fahrten zwischen Wohnstätte und Arbeitsort.
Die Privatnutzung des Dienstwagens bedarf einer vertraglichen Vereinbarung der Arbeitsvertragsparteien. Hier empfiehlt es sich stets die Übereinkunft schriftlich zu fixieren.

Die Vereinbarung über die Privatnutzung eines Dienstwagens sollte die wesentlichen Punkte regeln. Zu benennen ist hier z.B. die Frage der nutzungsberechtigten Personen (Arbeitnehmer/Ehegatte/Familienmitglieder). Besonderer Regelungsbedarf wird häufig für Urlaubsfahrten gesehen. Hier kommen Begrenzungen der Nutzungsmöglichkeit in Betracht. Wesentlich ist auch die Frage, welches Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird und in welcher Weise gegebenenfalls eine Ersetzung durch den Arbeitgeber erfolgen kann, so z.B. bei Beendigung von Leasingvertrag oder sonstigen Vereinbarungen.

Die vertragliche Gestattung der Privatnutzung eines Dienstwagens kann vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht einseitig widerrufen werden. Anderes gilt nur dann, wenn die Parteien in der Dienstwagenvereinbarung ausdrücklich einen wirksamen Widerrufsvorbehalt vereinbart haben. An einen solchen Widerrufsvorbehalt stellt die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aber strenge Anforderungen. So müssen die Widerrufsgründe in der Dienstwagenvereinbarung selbst angegeben und sachlich gerechtfertigt sein (BAG, Urteil vom 13.04.2010, Az.: 9 AZR 113/09).
Vertragsklauseln, die eine jederzeitige Widerrufbarkeit der Privatnutzung des Dienstwagens vorsehen, sind jedenfalls dann, wenn sie einseitig vom Arbeitgeber vorformuliert sind, regelmäßig nach §§ 307, 308 Nr. 4 BGB unwirksam (BAG, Urteil vom 19.12.2006, Az.: 9 AZR 294/06).

Eine Aufhebung der Befugnis zur Privatnutzung des Dienstwagens kann nur durch entsprechende Änderungsvereinbarung oder wirksame (Änderungs-) Kündigung erfolgen.

2. Privatnutzung des Dienstwagens bei Krankheit und Urlaub

Erkrankt der Arbeitnehmer und tritt dadurch Arbeitsunfähigkeit ein, hat dies zunächst keinen Einfluss auf die vertraglich vereinbarte Gestattung der Privatnutzung des Dienstwagens. Allerdings ist zu beachten, dass die vertragliche Absprache über die Privatnutzung des Fahrzeuges die Zusage eines geldwerten Vorteils in Form eines sogenannten Sachbezuges darstellt und damit Vergütungscharakter hat. Das Bundesarbeitsgericht hat in einer jüngeren Entscheidung geurteilt, dass die Gebrauchsüberlassung eines Pkw zur privaten Nutzung zusätzliche Gegenleistung für die geschuldete Arbeitsleistung ist. Sie ist damit Teil des geschuldeten Arbeitsentgelts. Sie ist regelmäßig nur solange geschuldet, wie der Arbeitgeber überhaupt Arbeitsentgelt zu zahlen verpflichtet ist. Nach § 3 Abs. 1 EntgFG hat der Arbeitnehmer bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit aber nur einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zur Dauer von 6 Wochen. Ist dieser Zeitraum abgelaufen, endet auch die Befugnis zur Privatnutzung des Dienstwagens (BAG, Urteil vom 14.12.2010, Az.: 9 AZR 631/09).
Selbstverständlich bleibt es den Arbeitsvertragsparteien unbenommen, hier anderweitige Regelungen zu treffen.

Ist die Privatnutzung des Fahrzeuges in der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffenen Vereinbarung unbeschränkt, gilt dies auch für etwaige Urlaubsfahrten. Es kommt dann nicht darauf an, welche Länge der Urlaub hat und welche Fahrten während dieser Zeit mit dem Dienstwagen zurückgelegt werden. Der Arbeitnehmer ist ohne weiteres auch nicht verpflichtet, für eine etwaige höhere Abnutzung des Fahrzeuges während des Urlaubs aufzukommen.
Gerade vor diesem Hintergrund enthalten zahlreiche Dienstwagenvereinbarungen ausdrückliche Regelungen zu Besonderheiten bei Fahrten im Urlaub.

3. Steuerrecht/Sozialversicherungsrecht

Die Überlassung eines Dienstwagens zur privaten Nutzung bewirkt einen „geldwerten Vorteil“ für den begünstigten Arbeitnehmer. Dieser Vorteil wird regelmäßig in der Lohnabrechnung ausgewiesen. Er unterfällt der Einkommenssteuer.

Hinsichtlich der Bemessung des geldwerten Vorteils kommen verschiedene Methoden in Betracht. Die bekannteste Methode findet sich in der „1 % Regelung“. Der Nutzungsvorteil der Privatfahrten wird hiernach pauschaliert. Er berechnet sich in Höhe von 1 % des auf volle hundert Euro abgerundeten Bruttolistenpreises des Fahrzeuges zuzüglich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer.
Der Nutzungsvorteil kann auch durch Einzelnachweis ermittelt werden. Dies erfordert allerdings einen erheblichen bürokratischen Aufwand. Der Arbeitnehmer hat dann in einem Fahrtenbuch Aufzeichnungen zum Umfang von Privatfahrten vorzunehmen.
Treten Mängel in der Einzelnachweisführung auf, führt dies nach Auffassung des Bundesfinanzhofes zum Übergang zur pauschalen Nutzungswertermittlung (BFH, Urteil vom 21.04.2009, Az.: VIII R 66/06).

Ebenso ist der geldwerte Vorteil sozialversicherungspflichtig. Zur Bemessung des abgabenpflichtigen Vorteils kann auf die obigen Ausführungen verwiesen werden.

4. Betriebsrat und Dienstfahrzeug

Ist dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug auch zur privaten Nutzung überlassen, ändert sich an den sich daraus ergebenden Befugnissen auch dann nichts, wenn der Arbeitnehmer in den Betriebsrat gewählt wird. Sogar dann, wenn das Betriebsratsmitglied vollständig von der Erbringung der Arbeitsleistung freigestellt wird, behält es das Recht, den Dienstwagen privat zu nutzen (BAG, Urteil vom 23.06.2004, Az.: 7 AZR 514/03).

Fazit:

Die Vereinbarung der privaten Nutzung eines Dienstwagens stellt die Arbeitsvertragsparteien regelmäßig vor eine große juristische Herausforderung. Insbesondere vor dem Hintergrund einer ausdifferenzierten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist besonderes Augenmerk auf die Vertragsgestaltung zu legen, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Sprechen Sie uns hierzu an!